SIMTARU.

Jakarta,- Penerapan aplikasi e-Office menjadi salah satu dari 7 (tujuh) agenda yang tertuang dalam Rencana Strategis (RENSTRA) Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional yaitu mewujudkan kantor layanan modern yang memberikan produk, layanan dan pusat informasi pertanahan dan tata ruang secara elektronik berbasis teknologi informasi.

e-office merupakan terobosan dalam bentuk aplikasi yang bertujuan untuk memudahkan pengolahan administrasi perkantoran di lingkungan Kementerian ATR/BPN meliputi pengolahan surat masuk, surat keluar dan disposisi surat baik surat yang berasal dari dalam (internal) maupun surat yang berasal dari instansi lain (eksternal).

Untuk mendukung efisiensi serta transformasi digital tersebut, Direktorat Jenderal Tata Ruang menggelar Sosialisasi Penggunaan Aplikasi e-Office di lingkungan internal dengan melibatkan Biro Umum dan Layanan Pengadaan c.q Bagian Tata Naskah dan Kearsipan serta Pusat Data dan Informasi Pertanahan, Tata Ruang dan Lahan Pertanian Pangan Berkelanjutan (Pusdatin) Kementerian ATR/BPN pada Rabu, (09/3/2022) di Jakarta.

Dalam arahannya, Sekretaris Direktorat Jenderal Tata Ruang, Farid Hidayat menjelaskan, Kementerian ATR/BPN mempunyai roadmap Teknologi Informasi dan Komunikas (TIK) dimana kedepannya akan menerapkan pelayanan elektronik sepenuhnya pada Tahun 2024. “Kita coba perkenalkan kembali e-office ke teman-teman direktorat, sehingga sistem persuratan kita terintegrasi dengan induk kementerian. Kalau semua pegawai dapat menerapkan sistem e-office ini maka kita akan dorong semua surat keluar nantinya sudah menggunakan tanda tangan elektronik (tte) dalam pengesahan surat tersebut,” ungkap Farid.

Ia juga mengusulkan kepada Pusdatin, bahwa sistem e-office di Kementerian ATR/BPN dapat diperluas fungsinya jika terafiliasi dengan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di pemerintah kabupaten/kota, khususnya karena Direktorat Jenderal Tata Ruang sering berkomunikasi dengan pemerintah daerah dalam hal penyusunan rencana tata ruang. “Mungkin dapat dibuat terobosan agar ada akun e-office dengan penggunaan terbatas sebagai media distribusi surat terkait kegiatan penataan ruang di daerah yang berafiliasi secara fungsional dengan kita. Setidaknya satu orang penanggung jawab tata ruang di daerah punya akun e-office sehingga lebih mudah dan efisien,” tambahnya.

Menanggapi hal tersebut, Kepala Subbagian Tata Persuratan, Biro Umum dan Layanan Pengadaan Kementerian ATR/BPN, Wahyuningtyas Kusuma Dewi mengatakan bahwa sejauh ini penggunaan e-office masih dalam cakupan internal kementerian. “Jika penggunaan di internal sudah maksimal, maka tidak menutup kemungkinan dapat menambah fitur untuk distribusi persuratan secara eksternal. Namun sampai saat ini, masih kami fokuskan untuk mendorong pengguna aktif akun e-office dan TTE,” ujar Tyas.

Di sisi lain, naskah dinas elektronik, menurut Tyas, adalah bentuk impelementasi dan komitmen Kementerian ATR/BPN menuju transformasi digital. “Selain paperless, harapannya agar rekam jejak alur persuratan dapat terekam dengan baik di sistem dan validitas dokumen tersebut dapat terjaga serta meminimalisir cacat administrasi,”

Dalam segi teknis dari penggunaan e-office, menurut Nurlaili Lathifa, Jafung Pranata Komputer Pusdatin, pegawai internal Direktorat Jenderal Tata Ruang diwajibkan untuk registrasi terlebih dahulu di akun pertanahan. Selain itu, mempunyai data kepegawaian yang sudah tervalidasi di aplikasi SIMPEG dan telah mendaftar akun email @atrbpn.go.id.

“Tiga hal tersebut harus dipenuhi agar dapat menggunakan e-office dan dapat menerapkan tanda tangan elektronik. Kami juga mempunyai panduan penggunaan e-office yang dapat diakses pada tautan docs.atrbpn.go.id,” tuturnya.

Selain sesi materi dan diskusi, sesi praktik pun juga dilakukan dengan pendampingan langsung oleh tim dari Pusdatin. “Setelah sosialisasi ini, harapannya dapat meningkatkan kesadaran pegawai akan pentingnya e-office serta mengoptimalkan penggunaan akun aktif e-office di lingkungan Ditjen Tata Ruang untuk menuju administrasi yang go-digital,” tutup Kepala Bagian Keuangan dan Umum, Hendro Pratikno.**

#DitjenTataRuang
#BersamaMenataRuang

Subbag Umum dan Publikasi, Sekretariat Direktorat Jenderal Tata Ruang
Direktorat Jenderal Tata Ruang, Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional

Twitter, Instagram, Tiktok @DitjenTataRuang
Facebook, Youtube: Ditjen Tata Ruang
Situs: tataruang.atrbpn.go.id